Inspecție pre-proiect ce. Analiza intreprinderii selectate. Dezvoltarea cerințelor funcționale

Înainte de construcția unei structuri sau reconstrucția acesteia, munca pre-proiect: sondaj amplasamentul sau clădirea, evaluarea stării acestora. Acest lucru vă permite să determinați fezabilitatea proiectului. În cadrul analizei se iau în considerare diverși factori: tipul terenului, starea tehnică a structurilor, caracteristicile solului, disponibilitatea comunicațiilor etc.

Sarcina specialiștilor cărora li se încredințează efectuarea unui sondaj înainte de proiect este să efectueze măsurători cu echipamente de înaltă precizie, să studieze toată documentația disponibilă. Rezultatele obținute sunt comparate cu parametrii stabiliți de SNiP. ÎN raport de due diligence se dau concluziile specialistilor, pe baza carora se formeaza concluzia.

Pregătirea

Înainte de început sondajul înainte de proiect al obiectului necesar:

• Înregistrați dorințele clientului. Ele trebuie luate în considerare la efectuarea lucrărilor.
• Colectați documentația tehnică necesară. Include planuri ale zonei, desene de comunicații (dacă există), o diagramă a clădirilor din jur.
• Fă-ți o idee inițială despre obiect. Pentru a face acest lucru, interpreții merg la loc și evaluează starea sa externă.
• Acordați cu clientul costul și calendarul lucrării.

Când toate problemele pregătitoare sunt soluționate, începe direct. Include:

• Cercetarea pas cu pas a obiectului.
• Calcule si compararea indicatorilor obtinuti cu cei normativi.
• Decor raportul sondajului pre-proiect.

Trebuie spus că utilizarea echipamentelor de înaltă precizie permite ca toate măsurătorile să fie efectuate printr-o metodă nedistructivă. Aceasta înseamnă că integritatea structurilor nu va fi încălcată.

Valoarea procedurii

Desigur, dezvoltatorul are dreptul de a refuza un sondaj pre-proiect. Există destul de multe exemple de astfel de cazuri. Cu toate acestea, este recomandabil dacă clientul este 100% sigur de succesul construcției sau reconstrucției.

Între timp, chiar și un factor nesemnificativ, neluat în considerare în etapa pregătitoare, poate duce la probleme serioase. După cum arată practica, construcția sau reconstrucția este adesea înghețată pentru o lungă perioadă de timp. Proiectarea si implementarea proiectului sondaj pre-proiect poate fi comparat cu jocul la ruletă. Nu doar resursele financiare pot fi puse în joc, ci și reputația companiei dezvoltatoare.

Destul de des, proiectele sunt pur și simplu înghețate. De exemplu, clientul a refuzat sondaj pre-proiect, a achiziționat materiale pentru reconstrucție. Cu toate acestea, înainte de începerea lucrărilor, s-a constatat un defect în structurile de susținere. În consecință, materialul achiziționat nu este potrivit pentru caracteristicile sale de rezistență pentru instalare. O cantitate uriașă a zburat prin canalizare, iar lucrarea a fost înghețată mult timp.

Sarcini cheie

Sondaj înainte de proiect efectuat pentru:

• Evaluarea stării tehnice reale a instalației înainte de modernizare, reconstrucție etc.
• Determinarea nivelului de uzură al structurilor. De aceasta depinde valabilitatea și, în unele cazuri, legalitatea funcționării ulterioare a structurii.
• Determinarea caracterului adecvat al unui teren pentru construirea unei clădiri pe acesta.
• Restaurarea desenelor și planurilor pierdute ale obiectului, alte documentații tehnice.
• Efectuarea de ajustări la proiect ținând cont de circumstanțele identificate.
• Estimări ale costurilor viitoare pentru reconstrucția, restaurarea, construcția unității. Acest lucru este necesar pentru a elabora o justificare economică a investițiilor de capital. De regulă, este necesar dacă finanțarea se realizează din bani bugetari.

rezultate

După finalizarea unui studiu cuprinzător, se elaborează o concluzie voluminoasă. În funcție de specificul obiectului, acesta include:

• Descrierea caracteristicilor de proiectare, planuri și desene.
• Rezultatele inspecției șantierului pentru construcție, evaluarea stării fundației și a solului.
• Fotografii cu defecte structurale constatate în timpul examinării.
• Rezultatele inspecției tehnice a structurii, indicând principalii parametri.
• Imagini grafice ale defectelor identificate cu dinamica dezvoltării lor așteptate. De exemplu, dacă se găsește o fisură în fundație, puteți vedea ce efect va avea asupra stării structurii în câțiva ani.
• Rezultatele analizelor de laborator a probelor de materiale ale structurilor portante.
• Calcule pentru elementele individuale ale structurii.

Lista poate fi completata la cererea clientului. De exemplu, la concluzie pot fi atașate o fotografie a vederii generale a structurii, a unor spații interioare, informații despre foștii proprietari ai obiectului etc.

Nuanţă

Trebuie remarcat faptul că sondajul pre-proiect este efectuat, de regulă, de către organizațiile de proiectare care au permisiunea corespunzătoare.

Dacă persoana interesată comandă doar examinarea, atunci va trebui să plătiți pentru aceasta. Dacă clientul este configurat pentru o cooperare pe termen lung cu compania, adică se presupune că angajații săi vor întocmi un proiect, concluzia bazată pe rezultatele inspecției este oferită gratuit.

Valabilitatea și eficacitatea procedurii

De regulă, refuzul clientului de la sondajul pre-proiect este condiționat de nedorința de a suporta costuri suplimentare, mai ales că construcția sau reconstrucția în sine necesită investiții considerabile. Este destul de dificil să convingi dezvoltatorii de necesitatea de a evalua un obiect. Cu toate acestea, acceptând sondajul, clientul poate economisi semnificativ:

• Timp de livrare pentru lucrări majore.
• Resurse. Nu este vorba doar de echipament, ci și de forța de muncă.

În plus, dezvoltatorul nu trebuie să folosească mijloace tehnice costisitoare.

Detectarea la timp a defectelor permite reducerea la minimum a tuturor riscurilor asociate acestora. În același timp, dacă starea unității este satisfăcătoare, este posibil să nu se utilizeze echipamente scumpe pentru reconstrucție și reparare. În consecință, cunoscând punctele slabe ale unității, clientul poate distribui corect sarcinile între lucrători.

Studiu pre-proiect al întreprinderii în automatizarea proceselor

Pentru implementarea eficientă a proiectului de automatizare, este necesar să se analizeze cu atenție caracteristicile obiectului, să se clarifice cerințele clientului. Pe parcursul inspecție pre-proiect, conform GOST 34.601-90, se determină un set de condiții în care sistemul va fi operat:

• Software, resurse hardware.
• conditii externe.
• Domeniul de activitate și numărul de persoane implicate în management.

În plus, se realizează o descriere a funcțiilor sistemului, se determină restricții în timpul dezvoltării (termeni pentru finalizarea etapelor individuale, măsuri și proceduri organizatorice care vizează asigurarea protecției informațiilor etc.).

Scopul analizei

În timpul etapei de sondaj, cunoștințele generale și vagi despre cerințele pentru sistem sunt transformate în exacte. În special, sunt definite următoarele:

• Funcții, arhitectură de sistem, condiții externe pentru distribuirea sarcinilor între software și
• interfețe.
• Cerințe pentru informații și elemente de program, bază de date, resurse necesare, parametri fizici ai componentelor.
• Repartizarea sarcinilor între sistem și persoană.

Analiză structurală

Alegerea metodei de cercetare are un impact semnificativ asupra calității designului.

Atunci când se utilizează metoda structurală, sondajul începe cu o prezentare generală a sistemului, urmată de detaliere. Ca urmare, AS dobândește o structură ierarhică, numărul de niveluri în care este în continuă creștere.

Această metodă presupune împărțirea sistemului în etape cu alocarea unui număr limitat de elemente pe fiecare dintre ele. De regulă, există 3-7 astfel de componente. La fiecare nivel sunt identificate doar acele detalii care sunt esențiale pentru sistem. Informațiile sunt luate în considerare împreună cu operațiunile în care sunt implicate. Înregistrarea elementelor se realizează conform regulilor formale stricte, se întocmește o specificație de sistem. Acest lucru vă permite să vă apropiați de rezultatul final.

Principii

Metodologia analizei se bazează pe mai multe prevederi. Unele dintre ele reglementează organizarea evenimentelor în etapele inițiale ale ciclului de viață al sistemului, altele sunt utilizate în elaborarea recomandărilor. Principiile descompunerii și ordonării ierarhice sunt considerate de bază.

Primul implică rezolvarea unor probleme complexe de structurare a unor seturi de sarcini funcționale. Problemele care au apărut sunt împărțite în multe altele mai mici, ușor de înțeles și, de fapt, de rezolvat.

Conform celui de-al doilea principiu, pentru o descriere detaliată formalizată a acestor părți, structura lor internă este decisivă. Ușurința de percepere a unei probleme este sporită prin structurarea elementelor acesteia într-o ierarhie. Mai simplu spus, sistemul este construit și înțeles pe niveluri, la fiecare dintre acestea fiind adăugate noi detalii.

Sisteme automate de proiectare

În domeniul automatizării activităților de proiect, de câțiva ani se formează direcția CASE. Extinderea intensivă a domeniului de aplicare a PC-ului, complicarea constantă a bazelor de informații, înăsprirea cerințelor pentru acestea au condus la necesitatea industrializării tehnologiilor.

Una dintre cele mai importante direcții în dezvoltarea științei și tehnologiei a devenit dezvoltarea de instrumente integrate bazate pe conceptele de management al sistemelor și ciclul lor de viață.

În prezent, nu există o definiție precisă a CASE. Conținutul conceptului, de regulă, este determinat de o listă de probleme rezolvate cu ajutorul acestuia, un set de mijloace și metode.

Tehnologia CASE este un complex de metode de cercetare, întreținere a unui sistem automatizat. Oferă un set de instrumente specific conceput pentru analiști de sistem, programatori, dezvoltatori. Automatizează procesul de proiectare. În plus, tehnologia permite un sondaj înainte de proiect, analiză structurală, specificarea proiectelor folosind instrumente de programare. CASE este utilizat în modelarea aplicațiilor de afaceri pentru a rezolva probleme legate de planificarea strategică și operațională, managementul resurselor, controlul dezvoltării.

Majoritatea instrumentelor incluse în tehnologie se bazează pe o abordare științifică. În cadrul metodologiei sunt formulate instrucțiuni pentru analiza și selecția unui proiect de sistem, etapele de lucru, succesiunea, regulile de utilizare și atribuire a metodelor.

În prezent, există o dezvoltare și implementare rapidă a tehnologiilor informaționale nu numai în agențiile guvernamentale, ci și în multe întreprinderi rusești, iar succesul implementării în sine depinde de care va fi abordarea implementării EDMS, cât de bine va fi. fi planificat.

Pe măsură ce afacerea crește, crește și cantitatea de documente. Și atunci când numărul de documente procesate depășește valoarea de prag, procesele de lucru cu documente scapă de sub control, încetează să fie gestionabile și, ca urmare, încep să încetinească dezvoltarea întreprinderii, apoi înțelegerea importanței vine implementarea unui EDMS. În acest moment, multe companii se confruntă cu o problemă numită „de unde să încep”.

Procesul de implementare a EDMS în practica mondială și domestică de succes include următorii pași:

1. Sondaj de informare.
   1. Intervievarea.
   2. Întrebarea.
2. Analiza datelor colectate.
3. Formarea cerințelor tehnice și funcționale pentru EDMS.
4. Monitorizarea pieței EDMS și organizarea unei licitații.
5. Testare demonstrativă.
6. Incheierea contractului.
7. Elaborarea reglementărilor pentru EDMS.
8. Instalare și configurare software.
9. Instruirea utilizatorilor EMS.
10. Testarea software-ului cu utilizatorii.
11. Eliminarea erorilor identificate în timpul testării sistemului.
12. Operare industrială.

De ce să nu te descurci fără un sondaj de informare?

De ce este atât de important să facem un sondaj de informare? Se crede că un sondaj pre-proiect de înaltă calitate garantează Rata de succes de 80% a implementării EDMS. La urma urmei, permite:

• obține un „portret” mai clar al organizației: misiunea acesteia, domeniile de activitate; Structura companiei; funcțiile diviziilor (și interacțiunea lor) prevăzute în reglementările privind diviziunile structurale; procesele de bază ale afacerii;
• determina starea generală a organizării muncii de birou la întreprindere;
• determinarea fluxurilor de informații și documentație (inclusiv tipurile de documente utilizate);
• identifică și ține cont de riscuri și modalități de depășire a acestora la implementarea sistemului;
• stabilirea scopului implementării;
• determina sarcinile și funcțiile pe care EDMS va trebui să le îndeplinească în viitor;
• identificarea utilizatorilor EDMS;
• învață și descrie procesele de afaceri existente (care urmează să fie automatizate), etc.

Puteți obține răspunsuri la aceste întrebări prin auto-studiu informații generale despre obiectul implementării EDMS. Ajută la pregătirea pentru intervievarea management și profesioniști cheie. Iar analiza rezultatelor interviului te va ajuta să te dezvolți chestionar cu întrebări mai detaliate pentru o gamă mai largă de oameni. Astfel, fiecare etapă a sondajului vă permite să vă scufundați mai adânc în problemă și să obțineți o descriere mai detaliată a problemei ca rezultat.

Numai prin înțelegerea nevoilor reale ale întreprinderii, este posibil să se determine ce funcții ar trebui să îndeplinească EDMS. Apoi, aspectul său va putea optimiza munca oamenilor și aceștia nu o vor percepe ca pe a cincea roată a căruciorului.

Până la începutul sondajului, fabrica noastră de procesare a cărnii avea un grup de birouri distribuite geografic, o structură complexă a întreprinderii și o cantitate mare de flux de lucru pe hârtie, ceea ce a condus la un flux de lucru necontrolat împrăștiat, încălcarea condițiilor de coordonare și execuție, precum și pierderea documentelor.

Odată cu creșterea volumelor de producție și creșterea sarcinilor rezolvate de întreprinderea noastră, cantitatea de documentație de management și alte documente elaborate, primite și trimise a crescut, iar rolul disciplinei executive a crescut și el. În legătură cu atingerea unui nou nivel al fabricii de procesare a cărnii, conducerea întreprinderii a decis introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS), care permite automatizarea lucrărilor nu numai cu documente organizatorice și administrative (comenzi, corespondență etc.), dar de asemenea, unele procese de afaceri însoţite de prelucrarea şi executarea documentelor.

În acest scop, s-a format o echipă de specialiști din diviziile structurale cheie ale întreprinderii. Șeful acestui proiect a fost numit director adjunct pentru învățământul preșcolar - autorul acestui articol.

Intervievarea

Am decis să implementăm EDMS în etape. Prima etapă „vizibilă” a anchetei de informații pentru echipă a fost cea sondaj al primei linii de manageri și participanți cheie în procesele de afaceri care vor lucra în EDMS, adică vor fi utilizatorii săi. Fără greș, acest sondaj ar trebui să includă manageri și specialiști în subiect ai unităților structurale interesate, care își vor putea exprima dorințele și comentariile.

Înainte de începerea acestei etape, au fost directorul adjunct Instituții de Învățământ Preșcolar întrebări pregătite, ale căror răspunsuri ar putea da o idee despre problemele în organizarea muncii cu documente.

A fost întocmită o listă a viitorilor respondenți, care includea aproximativ 30 de persoane (acesta șefii de departamente, adjuncții acestora și specialiștii responsabili cu crearea documentelor, aprobarea, semnarea și aprobarea acestora). Cu fiecare a fost aranjată o întâlnire separată, în cadrul căreia a fost mai întâi precizat scopul conversației personale, apoi a avut loc un dialog, al cărui „program” era o listă pre-întocmită de teze și întrebări (vezi Exemplul 1). Pentru confortul efectuării și analizei interviului, puteți înregistra conversația pe un înregistrator de voce. Dar este mai bine ca participantul la sondaj să nu știe că are loc o înregistrare, deoarece la vederea unui reportofon, majoritatea oamenilor sunt rătăciți.

Exemplul 1

Șablon de interviu pentru o anchetă a fabricii de procesare a cărnii pentru implementarea unui EDMS

Restrângeți afișarea

La o întâlnire cu fiecare respondent, adjunctul pentru învățământ preșcolar de la începutul conversației a fost detaliat:

1. Scopul sondajului:

„Sondarea stării muncii de birou și a fluxului de documente, înțelegerea proceselor de afaceri existente care ar trebui automatizate și ale căror activități sunt însoțite de procesarea și executarea documentelor”.

2. De ce trebuie compania noastră să implementeze un EDMS:

„Scopul EDMS este de a îmbunătăți calitativ procesul de lucru cu documentele managerilor și specialiștilor în materie de toate nivelurile, pentru a reduce timpul de lucru de rutină cu documente”.

3. Care sunt beneficiile EDMS, de exemplu:

„Sistemul vă permite să reduceți timpul de căutare a documentului dorit, vă permite să aveți acces la o bază de date comună de documente cu diferențierea drepturilor de utilizator, puteți lucra în sistem de la distanță, puteți lucra cu un document împreună cu mai mulți utilizatori. , coordonează rapid și ușor documente, automatizează înregistrarea și distribuirea documentelor, organizează controlul executării comenzilor și documentelor (activitatea managerială devine transparentă), este posibilă semnarea documentelor în sistem folosind o semnătură electronică, organizarea lucrului cu contracte, integrarea EDMS cu alte programe utilizate de organizație și reduce costurile de întreținere a arhivei.

1. Ce probleme ai în lucrul cu documentele?
2. Ce ați dori să îmbunătățiți, îmbunătățiți, schimbați în organizarea muncii cu documente?
3. Cât de rapid și eficient este livrarea documentelor?
4. Unde sunt, în opinia dumneavoastră, zonele slabe care cauzează probleme în lucrul cu documentele?
5. Formele de documente existente sunt convenabile în muncă?
6. Cât durează procesarea unui document? Această întrebare ar trebui pusă în raport cu fiecare tip de document care este prezent masiv în procesele de afaceri ale organizației.
7. Care este volumul de documente în domeniul dvs. de lucru?

Procesul de desfășurare a interviului a fost afectat de ocupația participanților la sondaj, ceea ce a afectat timpul de desfășurare a sondajului și a demonstrat, de asemenea, subestimarea importanței proiectului din partea angajaților.

În urma analizei informațiilor culese în timpul interviului s-a format un tabel, prezentată în Exemplul 2. A ajutat la structurarea informațiilor primite și la tragerea concluziilor necesare, care sunt bine reflectate în aceasta.

Exemplul 2

Sistematizarea informațiilor obținute în timpul interviului

Restrângeți afișarea

Pe baza rezultatelor interviului, au fost identificate următoarele procese de afaceri care necesită automatizare de către EDMS în primul rând:

• gestionarea contractelor;
• reconcilierea facturilor pentru plata;
• coordonarea documentelor organizatorice si administrative:
• controlul asupra executării instrucţiunilor (rezoluţiilor).

Interviurile au deschis calea chestionarului, care presupune o mai mare acuratețe în furnizarea de răspunsuri la întrebări.

Chestionar

Scopul sondajului a fost de a obține informații mai detaliate (exacte) despre starea actuală a circulației documentelor și a muncii de birou la întreprindere. Participanții la sondaj au fost șefii diviziilor structurale și specialiști în materie, care apoi ar trebui să devină utilizatori ai EDMS. Sondajul a fost realizat în lipsă, ceea ce a însemnat completarea chestionarului în absența cercetătorului.

Chestionarul a constat din trei părți (vezi Exemplul 4):

1. Partea introductivă - sarcina sa principală a fost să încurajeze respondentul să dea răspunsuri la întrebările puse. Au fost descrise scopul și obiectivele studiului, importanța rolului respondentului; instrucțiuni pentru completarea chestionarului.
2. Partea principală care conține întrebări cu formulare simplă, precum și completitatea și numărul acestora depind de scopul dorit (întrebările din chestionarul eșantion din Exemplul 4 sunt consultative și pot diferi de întrebările optime pentru sondajul întreprinderii dvs., le puteți folosi ca punct de plecare eșantion pentru elaborarea propriului chestionar).
3. Partea finală - aici i s-a oferit intimatului o garanție a confidențialității opiniilor sale; mulțumit pentru participarea la studiu.

La solicitarea respondentului, chestionarul a fost tipărit și înmânat acestuia personal sau trimis la adresa sa de e-mail. Formularul chestionarului a fost conceput astfel încât respondentului să fie convenabil să îl completeze direct într-un fișier word.

Dacă chestionarul a fost trimis ca fișier Word, atunci destinatarul a văzut mai întâi textul însoțitor în corpul e-mailului (toate detaliile de contact din exemplu sunt fictive):

Exemplul 3

Textul însoțitor și subiectul e-mailului la trimiterea chestionarului ca atașament prin e-mail

Restrângeți afișarea

Exemplul 4

Chestionar pentru efectuarea unui sondaj asupra întreprinderii înainte de introducerea EDS

Restrângeți afișarea

Datele colectate au fost introduse într-o foaie de calcul MS Excel, ceea ce a făcut posibilă generarea automată a diagramelor de distribuție a opiniilor pe fiecare problemă. Acestea. rezultatele au fost prezentate conducerii în cel mai vizibil mod (vezi Exemplul 6). Numărul de opțiuni de răspuns selectate pentru fiecare întrebare a fost reflectat pe o foaie a fișierului, iar diagramele bazate pe aceste date au fost construite pe cealaltă foaie:

pierderea documentelor pe hârtie într-un lung lanț de considerații de către persoanele coordonatoare (proiectele importante de contracte erau pierdute sau adesea învechite într-un teanc de alte hârtii);

o creștere a volumului documentației pe hârtie (prezența mai multor copii ale aceluiași document în diferite departamente);

lipsa unei baze de cunoștințe accesibile publicului și ușor de utilizat privind standardele interne și documentele administrative ale întreprinderii.

În viitor, vom lua în considerare toate riscurile identificate pentru a trece la lucru în EDMS cât mai curând posibil:

• riscul absenței sau definirii incorecte a sarcinilor și funcțiilor EDMS;
• riscul subestimării resurselor necesare (monetare, temporare);
• riscul încălcării termenelor de implementare a etapelor proiectului;
• riscul informării insuficiente a angajaților întreprinderii cu privire la progresul muncii, precum și riscul de neglijare, pasivitate, rezistență a angajaților, implicare slabă a managerilor în proiect;
• riscul echipamentelor tehnologice slabe;
• riscul lipsei unui cadru de reglementare.

În general, sondajul a arătat o atitudine pozitivă față de introducerea managementului electronic al documentelor, dar au existat și un număr de angajați care au fost negativi cu privire la introducerea EDMS, deoarece au perceput acest proiect ca o altă inovație care nu ar face decât să adauge la munca lor. .

Ulterior, pe baza analizei rezultatelor interviului și a chestionarului, s-a stabilit scopul și au fost întocmite cerințele pentru EDMS, dar aceasta este o altă etapă și nu mai puțin importantă a muncii de implementare. În prezent, compania noastră efectuează o analiză comparativă a pieței EDMS.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

1. Este necesar să se efectueze un astfel de sondaj? Ce va oferi clientului și companiei IT însăși?
2. Care sunt obiectivele anchetei pre-proiect?
3. Care ar trebui să fie rezultatul ei?
4. Ar trebui să fac gratuit un sondaj înainte de proiect sau să iau bani pentru el?
5. Cum să justifice eficacitatea unui astfel de sondaj pentru client, poate da roade?

Aici, fiecare companie ia o decizie în felul său: cineva consideră, în general, o astfel de examinare nepotrivită („vom intra în luptă, apoi vom vedea...”); alții, care o desfășoară în timpul implementării, nu evidențiază această lucrare într-un articol separat; alții o desfășoară ca o etapă independentă a muncii, dar nu iau bani pentru ea; al patrulea consideră pe bună dreptate sondajul pre-proiect ca fiind un produs comercial separat. Experiența mea de manager și consultant arată că un sondaj pre-proiect este o componentă necesară a muncii aproape oricărei companii IT legate de implementarea sistemelor de automatizare. Și succesul întregului proiect depinde uneori de organizarea și desfășurarea corespunzătoare a acestei etape.

În cadrul acestui articol, voi încerca să răspund la întrebările de mai sus, bazându-mă atât pe propria practică, cât și pe experiența clienților cu care a trebuit să comunic, introducând tehnologia realizării de la zero a unui sondaj pre-proiect.

Necesitatea unui sondaj înainte de proiect

Abordarea unor companii IT față de automatizarea afacerilor este bine ilustrată de această anecdotă.

Un inventator vine la comisie și oferă o nouă mașină de bărbierit pentru stradă.
„Dar cum funcționează dispozitivul tău?” întreabă membrii comisiei.
„Foarte simplu”, răspunde inventatorul. „Arunci o monedă în fantă, bagi capul în mașină și două lame încep să te rade.”
„Îmi pare rău, colege, dar oamenii au diferite forme ale feței!” membrii comisiei îi remarcă.
„Da”, spune inventatorul, „dar asta doar înainte de primul bărbierit...”.

Sarcina principală a oricărei automatizări este de a menține avantajele competitive unice ale companiei care este automatizată. Este imposibil să permitem, ca în această glumă, că după automatizare toate companiile devin „pe aceeași față”. Prin urmare, dacă dorim să menținem avantajele competitive unice ale afacerii clientului, atunci cu orice modernizare a proceselor de afaceri, este imperativ să facem un sondaj înainte de proiect.

Desigur, se poate face o analiză profundă a motivelor care determină o astfel de nevoie. Acestea pot fi costul estimat ridicat al proiectului, necesitatea de a schimba procesele de afaceri existente în timpul automatizării, includerea lucrărilor în proiect, a cărei sferă nu poate fi determinată în prealabil etc. Cu toate acestea, amintiți-vă cum într-o poveste foarte instructivă comandantul a întrerupt raportul generalului despre cauza înfrângerii:

„Înfrângerea noastră a fost cauzată de mai multe motive”, a început generalul. - În primul rând, praful de pușcă era crud...
— Destul, îl opri comandantul.

Aici situația este similară, deoarece pentru un sondaj înainte de proiect este suficient ca clientul să aibă caracteristici unice de afaceri (și fiecare companie ar trebui să le aibă, altfel pur și simplu nu ar supraviețui pe piață și nu ar lăsa loc concurenților).

Deci, la nivel global, problema necesității acestui tip de muncă este rezolvată destul de ușor - acestea trebuie efectuate dacă compania automatizată se află pe o piață competitivă.

Ce oferă un sondaj înainte de proiect clientului și companiei IT însăși

După cum știm cu toții perfect, orice lucrare sau serviciu va fi solicitată pe piață doar atunci când este benefică atât pentru client, cât și pentru antreprenor. Prin urmare, să luăm în considerare pe scurt ceea ce, de fapt, le oferă ambilor un sondaj înainte de proiect.

În timpul sondajului înainte de proiect, clientul poate:

• obțineți o descriere detaliată a proceselor de afaceri existente în companie și comparați afacerea reală cu ideea dvs. despre aceasta;
• optimizarea proceselor de afaceri existente prin utilizarea experienței practice pe care consultanții de la o companie IT au primit-o în timpul implementărilor anterioare în companii similare;
• evaluează gradul de conformitate a funcționalității sistemului propus cu procesele reale de afaceri ale clientului;
• să evidențieze avantajele lor unice în timp util și să le țină cont în etapa de implementare a sistemului, și nu după punerea în funcțiune comercială a acestuia;
• clarifică bugetul și calendarul proiectului de automatizare, ținând cont de posibilele îmbunătățiri ale sistemului pentru caracteristicile unice ale proceselor lor de afaceri;
• evalua resursele (atât tehnice, cât și umane) care vor fi necesare în etapa de implementare a sistemului. Planificați în timp util alocarea acestor resurse pentru a finaliza proiectul în timp optim și fără a depăși bugetul;
• să evalueze posibilele riscuri care pot afecta calitatea muncii;
• optimizarea costurilor de implementare a sistemului datorită posibilei implementări a unei părți a lucrării pe cont propriu;
• obține o evaluare mai precisă a efectului economic și a randamentului investiției.

Beneficiile due diligence pentru o companie IT:

• creșterea nivelului de satisfacție a clienților prin alinierea așteptărilor acestuia formate în etapa de pre-vânzare (când vânzătorii oferă un „vis”) cu capacitățile reale ale sistemului de a susține anumite procese de afaceri;
• clarificarea momentului de implementare a sistemului și a resurselor necesare pentru aceasta, permițându-vă să planificați alocarea lor în avans;
• clarificarea în timp util a avantajelor unice ale clientului pentru a le ține cont la configurarea sau finalizarea sistemului de automatizare;
• reducerea timpului de implementare și reducerea riscului de a efectua lucrări gratuite. Îmbunătățirile necesare ale sistemului vor fi efectuate înainte sau în paralel cu desfășurarea acestuia, și nu după încheierea fazei de operare de probă, care de obicei relevă deficiențe. Situația în care se descoperă o discrepanță în funcționalitate în stadiul de finalizare a proiectului implică automat lucrări suplimentare neplanificate. În același timp, clientul are de obicei dificultăți în finanțarea unor astfel de lucrări, iar pentru a finaliza cu succes proiectul, acestea trebuie deseori făcute gratuit;
• identificarea riscurilor probabile care pot afecta calitatea și momentul implementării. Furnizarea la timp a măsurilor necesare pentru a minimiza impactul acestor riscuri asupra succesului proiectului;
• obținerea de date care să justifice numărul de licențe și structura proiectului;
• stabilirea situației actuale în unitățile automatizate și a principalelor parametri ai activității acestora va permite justificarea eficienței sistemului propus;
• stabilirea contactelor personale ale consultanților cu principalii executanți ai clientului pe proiect le va simplifica și mai mult munca în comun;
• extinderea bazei de cunoștințe (dacă există) asupra principalelor procese de afaceri ale clienților din această industrie.

Desigur, nu toate argumentele în favoarea unui sondaj înainte de proiect sunt enumerate aici, totuși, așa cum arată practica, acest lucru este suficient pentru a convinge clientul de necesitatea acestuia.

Principalele sarcini ale anchetei pre-proiect

Fiecare companie are propria sa viziune asupra priorității sarcinilor asociate sondajului pre-proiect, dar cel mai important dintre ele, în opinia mea, este studiul proceselor de bază ale clientului și clarificarea principalelor probleme pe care acesta le-ar dori. de rezolvat cu ajutorul unui sistem de automatizare. Cel mai eficient instrument pentru aceasta este de obicei un chestionar special conceput, bazat pe practica reală de a efectua anchete înainte de proiect. Permite consultantului să adreseze angajaților clientului toate întrebările necesare privind principalele activități ale unităților automatizate, fără a uita nimic. Vă recomand cu tărie să intervievezi angajați de diferite ranguri pentru fiecare articol - de la performeri la top management. De foarte multe ori a trebuit să mă confrunt cu o situație în care managementul de vârf credea că anumite procese de afaceri se desfășoară așa cum au fost concepute inițial, dar în realitate munca în companie se desfășura într-un mod complet diferit. În același timp, managerii de mijloc au avut propria părere despre funcționarea procesului, care era diferită atât de ideile managerilor de top, cât și de activitățile efective ale anumitor interpreți participanți la aceste lucrări. Această stare de fapt trezește de obicei multă emoție atunci când citiți un raport de due diligence. Aflarea situației adevărate și afirmarea acesteia sub forma unui document clar ajută la construirea încrederii în consultanții externi și la stabilirea unei relații de încredere atât cu conducerea clientului, cât și cu angajații obișnuiți.

Evident, următoarea sarcină cea mai importantă a studiului pre-proiect este identificarea avantajelor competitive unice ale clientului. După cum arată practica, aproximativ 75% dintre procesele de afaceri utilizate de client coincid cu procesele din companii similare din aceeași industrie, 10% își realizează avantajele competitive unice, iar restul de 15% sunt rezultatul celei de-a doua legi a termodinamicii: ) (o consecință a „creșterii naturale a haosului”) și ar trebui eliminată în timpul proiectului. Dar acele 10% competitive care sunt atât de importante pentru afaceri trebuie pur și simplu păstrate cu orice automatizare (natural, cu condiția ca aceste avantaje să poată fi oficializate). Cel mai adesea, această problemă este rezolvată prin configurarea sistemului pentru client, dar uneori serviciile programatorilor sunt necesare pentru a ține cont de caracteristicile unice ale afacerii. Remarc că aici nu vorbim de dezvoltare la comandă, ci de introducerea sistemelor de automatizare a circulației.

Înțelegând modul în care avantajul competitiv al clientului va fi susținut, compania IT va putea evalua nevoia și costul perfecționării produsului, precum și să înțeleagă ce resurse suplimentare pot fi necesare pentru aceasta.

Un obiectiv important al anchetei pre-proiect este de a diagnostica starea mediului IT al clientului, adică de a evalua echipamentele informatice, software-ul, comunicațiile utilizate de acesta, nivelul de calificare al specialiștilor IT etc. În această etapă, este este necesar să se înțeleagă dacă clientul are suficiente resurse pentru implementarea cu succes a automatizării sistemului. Aici ajungem la o altă sarcină a anchetei pre-proiect - analiza riscurilor potențiale ale proiectului și descrierea consecințelor probabile ale acestora. În același timp, consultanții nu trebuie doar să înregistreze toate riscurile posibile, ci și să ofere clienților modalități de reducere a fiecăruia dintre ele.

Orice CIS implică acumularea de informații despre activitățile operaționale ale departamentelor, astfel încât următorul subiect al anchetei înainte de proiect ar trebui să fie colectarea cerințelor pentru fluxul de lucru al departamentelor automatizate.

Informațiile acumulate în sistem vor rămâne o greutate moartă dacă nu este posibilă analiza, de aceea este foarte important să aflăm în timpul sondajului pre-proiect ce tipuri și forme de raportare a nevoilor clienților. De obicei, instrumentele de automatizare includ deja un set standard de rapoarte, dar fiecare client consideră pe bună dreptate afacerea sa ca fiind unică și, prin urmare, necesită un sistem unic de acest fel, implementat, de regulă, folosind un generator de rapoarte special.

O sarcină urgentă a anchetei pre-proiect este de a clarifica bugetul final al proiectului și momentul implementării acestuia, ținând cont de toate datele primite. Acești termeni pot fi influențați de o varietate de factori, cum ar fi disponibilitatea personalului de conducere al clientului de a participa la proiect, motivația reprezentanților clientului și ai contractantului, probabilitatea de sabotare de către angajații departamentelor automatizate, posibila concediere (sau , dimpotrivă, angajarea) unui manager cheie după ceva timp de la începerea proiectului, insuficiența parcului de calculatoare și a bazei tehnologice existente pentru a atinge toate obiectivele de automatizare, lipsa unui buget pentru achiziționarea echipamentelor necesare și multe Mai mult. Prin urmare, consultantul trebuie să afle în detaliu toate aceste circumstanțe și să le reflecte în raport, inclusiv pentru uz intern. Întocmirea celui de-al doilea raport - intern va permite să reflecte în detaliu toate nuanțele relației și recomandări pentru specialiștii departamentului de implementare și integrare.

O altă problemă importantă care trebuie abordată în etapa studiului pre-proiect este elaborarea de recomandări privind alegerea metodelor de implementare a proiectului. Aici este important să se stabilească clar care dintre problemele formulate anterior de client nu pot fi rezolvate cu ajutorul sistemului de automatizare propus și să se sugereze căi organizatorice sau de altă natură de ieșire din această situație.

Fiecare companie poate adăuga cu ușurință încă o duzină de sarcini pe care ar dori să le rezolve în etapa de sondaj, dar, așa cum arată practica reală, obținerea de răspunsuri la întrebările enumerate mai sus face deja sondajul pre-proiect destul de eficient.

Care este de obicei rezultatul unui sondaj pre-proiect

Principalul rezultat este raportul final asupra lucrărilor efectuate, agreat și semnat de client și antreprenor. Să ne uităm la secțiunile necesare ale unui astfel de raport. Dacă nu vă ocupați de secțiunile standard privind cuvintele introductive, o listă de abrevieri, acronime și abrevieri, atunci următoarele componente de bază pot fi distinse în raport:

• descrierea proceselor de afaceri existente ale clientului;
• o listă a principalelor sarcini care trebuie rezolvate cu ajutorul unui sistem de automatizare;
• evaluarea proceselor de afaceri ale clientului și recomandări pentru modificarea sau optimizarea activității departamentelor, ținând cont de beneficiile oferite de IS;
• avantaje competitive unice ale clientului, care trebuie luate în considerare la implementarea sistemului;
• analiza mediului IT existent pentru conformitatea cu cerințele sistemului de guvernanță corporativă, recomandări pentru modificarea acestuia;
• evaluarea lucrărilor privind integrarea CIS în infrastructura IT existentă a clientului;
• descrierea fluxului de lucru în departamentele automatizate și cerințele pentru analiză;
• evaluarea posibilelor riscuri în implementarea proiectului și determinarea măsurilor necesare pentru a minimiza impactul acestora;
• o descriere a dorințelor clientului care nu pot fi implementate în sistemul de control propus și vor necesita îmbunătățiri, o estimare a timpului și costului unei astfel de îmbunătățiri;
• o propunere de implementare a proiectului cu o justificare a opțiunii propuse, stabilirea numărului de stații de lucru necesare clientului și clarificarea bugetului proiectului.

Un document separat al studiului înainte de proiect ar trebui să fie un program preliminar de lucru, care să includă, printre altele, o listă agreată a persoanelor responsabile (atât de la client, cât și de la antreprenor), domeniile lor de responsabilitate și regulile de bază de interacțiune între lor. Pentru implementarea eficientă a sistemului, se recomandă elaborarea unui regulament privind schimbul de informații între angajații clientului și specialiștii companiei IT care efectuează sondajul și, cel mai important, să se stipuleze calendarul și procedura de monitorizare a efectuării muncii. .

Unele companii (cel mai adesea cele care sunt angajate în dezvoltarea personalizată) la finalizarea sondajului pre-proiect oferă clientului un proiect de specificație.

Faceți un sondaj înainte de proiect gratuit sau luați bani pentru el?

Răspunsul la această întrebare depinde în mare măsură de obiectivele sondajului. Dacă acest scop este un sondaj rapid pentru a „atrage” clientul (de obicei, punându-l pe client să completeze un fel de chestionar), atunci pare rezonabil să o faci gratuit.

Dacă scopul sondajului corespunde sarcinilor descrise mai sus, atunci va necesita deturnarea unor resurse semnificative ale companiei și trebuie neapărat plătit. Acest sondaj pre-proiect este un serviciu de consultanță cu drepturi depline, care permite nu numai evaluarea necesității, calendarul și bugetul de automatizare, ci și optimizarea proceselor de afaceri existente ale clientului.

După cum a arătat practica, nu este dificil să vindeți servicii de sondaj înainte de proiect dacă compania a implementat tehnologia adecvată și vânzătorii știu clar (și pot explica clar clientului) scopul sondajului și ce beneficii va primi clientul. din ea.

Cum se justifică pentru client eficiența sondajului pre-proiect

Problema evaluării eficienței unui sondaj înainte de proiect, precum și a oricărui alt serviciu, este una dintre cele mai dificile în afaceri, deoarece rezultatul său nu este întotdeauna evident pentru client și este adesea perceput foarte subiectiv. Pentru a fundamenta efectul economic al serviciilor de consultanță - și un sondaj pre-proiect, așa cum am menționat mai sus, este tocmai un serviciu de consultanță - fiecare segment de afaceri are propriii algoritmi și metode unice. Cu toate acestea, aici vom lua în considerare alte metode, mai simple și mai universale, care permit clientului să evalueze aproximativ eficacitatea sondajului pre-proiect.

Luați în considerare canalele potențiale de economii, a căror luare în considerare poate ajuta la justificarea necesității unui sondaj înainte de proiect.

1. Economisirea resurselor umane și a timpului:
   • la finalizarea sistemului pentru avantajele competitive unice ale clientului în stadiul inițial de implementare, și nu după punerea în funcțiune;
   • în etapa de integrare a sistemului în infrastructura IT a clientului datorită faptului că toate informațiile despre starea mediului IT al întreprinderii și nuanțele integrării sunt clarificate înainte de începere, și nu în timpul implementării;
   • datorita alocarii la timp a resurselor materiale si umane atat din partea antreprenorului cat si a clientului;
   • datorită unei evaluări timpurii a posibilelor riscuri care pot afecta procesul de implementare a sistemului, precum și elaborarea măsurilor necesare pentru a minimiza consecințele negative ale acestora.
     Orice întârziere în derularea proiectului se traduce în costuri suplimentare serioase pentru client, care pot fi destul de ușor de calculat în fiecare caz specific.
2. Posibilă reducere a costurilor de implementare:
   • prin identificarea serviciilor și lucrărilor pe care clientul le poate executa pe cont propriu;
   • prin ajustarea calendarului unor lucrări după clarificarea intensității lor reale de muncă.
3. Îmbunătățirea eficienței CIS și a productivității angajaților prin optimizarea proceselor de afaceri, ținând cont de caracteristicile unice ale clientului.
4. Refuzul de a utiliza un sistem automatizat dacă se dovedește în etapa de sondaj pre-proiect că nu va permite rezolvarea sarcinilor clientului sau finalizarea lui va costa prea mult.
   În practica mea, a existat un caz în care, pe baza rezultatelor unui sondaj înainte de proiect, unui client cu procese de afaceri foarte specifice i s-a recomandat să nu implementeze CIS, ci să facă schimbări organizaționale și să optimizeze tehnologia de lucru cu clienții săi, întrucât efectul implementării sistemului (a necesitat o revizuire costisitoare) nu a avut roade ar costa. Drept urmare, clientul a economisit zeci de mii de dolari, iar sondajul pre-proiect a dat roade doar prin îmbunătățirea eficienței departamentului, care a schimbat tehnologia muncii angajaților la recomandarea consultanților.

Lipsa unei etape de anchetă pre-proiect duce în cele mai multe cazuri la o întârziere semnificativă în implementarea proiectelor și la o creștere a costului acestora, atât din cauza problemelor organizatorice, cât și tehnice care apar în timpul implementării. Destul de des, astfel de proiecte se termină în general cu un eșec total. Potrivit unui studiu realizat de Standish Group, aproape o treime din cele 2,5 mii de proiecte IT analizate nu au fost doar nereușite, ci nu au fost finalizate deloc. În Rusia, astfel de date sunt mult mai dificil de obținut, dar sunt sigur că proporția implementărilor nereușite nu va fi mai mică.

Prin urmare, dacă o companie de consultanță nu dorește să aibă proiecte nerealizate în palmaresul său, atunci trebuie pur și simplu să efectueze un sondaj înainte de proiect al afacerii clienților. Este mai bine să refuzi contractul în faza inițială decât să te blochezi în muncă și să ajungi cu o pată pe reputația ta.

Cuvinte cheie: sondaj de întreprindere, intervievare și chestionare, registru de informații primite, registru de informații interne, registru de informații de ieșire, raport de sondaj expres de întreprindere, model de referință, model de afaceri complet al organizației, model de domeniu funcțional.

Sarcini și etape ale inspecției înainte de proiect a obiectului de automatizare

Un sondaj de întreprindere este o etapă importantă și definitorie în proiectarea unui IS. Durata examinării este de obicei de 1-2 săptămâni. În acest timp, analistul de sistem ar trebui să examineze nu mai mult de 2-3 tipuri de activități (contabilitatea personalului, contabilitate, transport, marketing etc.).

Colectare de informații pentru construcție modelul de afaceri complet al organizației se rezumă adesea la studiul fluxurilor informaționale documentate și al funcțiilor departamentelor și se realizează și prin interviuri și chestionare.

Până la începutul sondajului, organizația oferă de obicei un set de documente, care include de obicei:

Informații rezumative despre activitatea întreprinderii.

Informații despre activitatea administrativă, financiar-economică, de producție a întreprinderii.

Informații despre politica contabilă și raportare.

Fluxul regulat de documente al întreprinderii.

Registrul informațiilor primite.

Registrul informațiilor interne.

Registrul informațiilor trimise.

Informații despre infrastructura informațională de calcul a întreprinderii.

Informații despre persoanele responsabile.

REGISTRUL INFORMAȚIILOR PRIMITE
(Nume de afaceri)		(Numele departamentului)
		Cine se ocupă	De unde vine	Intensitatea muncii	Periodicitate, reglementare	Cum se obține
REGISTRUL INFORMAȚIILOR INTERNE
(Nume de afaceri)		(Numele departamentului)		Caracteristicile procesării documentelor
	Numele și scopul documentului	Cine se ocupă	La care	Intensitatea muncii	Periodicitate, reglementare	Cum se obține

REGISTRUL INFORMAȚIILOR DE IESIRE
(Nume de afaceri)		(Numele departamentului)		Caracteristicile procesării documentelor
	Numele și scopul documentului	Cine se ocupă	Unde se duce	Intensitatea muncii	Periodicitate, reglementare	Cum se obține

Liste de întrebări pentru interviuri și chestionareîntocmit pentru fiecare unitate chestionată și aprobat de șeful companiei. Acest lucru se face pentru a:

împiedicarea accesului la informații confidențiale;

consolidarea țintirii sondajului;

reducerea la minimum a distragerii atenției angajaților întreprinderilor de la îndeplinirea atribuțiilor lor.

Lista generală de întrebări(cu detaliile lor ulterioare) include următoarele elemente:

principalele sarcini ale unităților;

informațiile colectate și înregistrate;

raportare;

interacțiunea cu alte departamente.

Chestionare pentru manageri și specialiști poate include următoarele întrebări:

Care (din punctul de vedere al diviziei dumneavoastră) ar trebui să fie obiectivele creării unui sistem integrat de management al întreprinderii?

Structura organizatorică a unității.

Sarcinile departamentului.

Secvența de acțiuni la îndeplinirea sarcinilor.

Cu ce ​​tipuri de organizații externe (bancă, client, furnizor etc.) interacționează unitatea și ce informații se schimbă?

Ce material de referință folosiți?

Cât timp (în minute) petreceți efectuând operațiuni de bază? Care sunt zilele de vârf? (periodicitate pe lună, trimestru, an, etc.) Echipamentul tehnic al unității (calculatoare, rețea, modem etc.). Produse software folosite pentru automatizarea proceselor de afaceri.

Ce rapoarte și cât de des vă pregătiți pentru management? Specialiști cheie ai diviziei care sunt capabili să răspundă la orice întrebări privind procesele de afaceri utilizate în divizie.

Caracteristicile obiectelor de telecomandă.

Documentare la locul de muncă.

Datele astfel colectate, de regulă, nu acoperă toate aspectele esențiale ale activității organizaționale și au un grad ridicat de subiectivitate. Și, cel mai important, astfel de anchete nu dezvăluie factori stabili asociați cu caracteristicile specifice ale organizației, care pot fi influențați doar prin metode de ajustare funcțională a sistemului organizațional.

O analiză a sondajelor efectuate de șefii organizațiilor și întreprinderilor chestionate arată că ideile lor despre structura organizației, obiectivele generale și locale de funcționare, sarcinile și funcțiile departamentelor, precum și subordonarea angajaților, sunt uneori. contradictoriu. În plus, aceste idei se abate uneori de la scopurile și regulile declarate oficial sau contrazic activitățile reale.

Dacă structura fluxurilor de informații poate fi identificată prin documente eșantion și configurații ale rețelelor de calculatoare și bazelor de date, atunci structura microproceselor reale efectuate de personalul din contactele informaționale (în mare parte nedocumentate) rămâne necunoscută.

Răspunsurile la aceste întrebări pot fi date prin diagnostice structural-funcționale bazate pe metodele de fotografiere continuă (sau selectivă) a timpului de lucru al personalului. Scopul diagnosticului este de a obține cunoștințe de încredere despre organizarea și relațiile organizatorice ale elementelor sale funcționale.

În acest sens, cele mai importante sarcini de diagnosticare funcțională a structurilor organizaționale includ:

clasificarea subiectelor de funcționare (categorii și grupe de lucrători);

clasificarea elementelor procesului de funcționare (acțiuni, proceduri);

clasificarea direcțiilor (probleme de rezolvat), scopuri de funcționare;

clasificarea elementelor fluxurilor de informații;

efectuarea unui sondaj asupra activităților personalului organizației;

studiul repartizării (în timp și frecvență) a caracteristicilor organizaționale: proceduri, contacte cu personalul, domenii de activitate, elemente ale fluxurilor de informații - individual și în combinație între ele pe categorii de angajați, tipuri de proceduri și direcții ale acestora (conform rezultatele și logica cercetării);

identificarea structurii reale a relațiilor funcționale, informaționale, ierarhice, temporare, problematice între manageri, angajați și departamente;

stabilirea unei structuri de repartizare a timpului de lucru pentru manageri și personal în raport cu funcțiile, problemele și scopurile organizației;

identificarea principalelor tehnologii de funcționare a organizației (procese informaționale, inclusiv cele nedocumentate), stabilirea scopurilor acestora în comparație cu scopurile declarate ale organizației;

identificarea omogenei din punct de vedere al activității specifice, orientării țintei și subordonării reale a grupurilor de lucrători, formarea unui model real al structurii organizatorice și compararea acestuia cu cea declarată;

determinarea motivelor discrepanţei dintre structura declarată şi cea reală a relaţiilor organizaţionale.

O „fotografie” continuă a timpului de lucru este observarea și înregistrarea continuă a caracteristicilor lucrătorilor în procesul de funcționare pe parcursul zilei de lucru. În acest caz, parametrii afișați sunt introduși secvenţial într-o foaie de lucru pregătită în prealabil. Mai jos este formularul pentru foaia de lucru pentru analist de sistem:

Imediat după finalizarea procedurii de examinare, tabelul este completat cu caracteristici suplimentare: ramură tehnologică, funcție de sistem, subiect, aspect, fond emoțional etc.

O parte dintre indicatorii, cei marcați cu un asterisc, sunt completați în timpul examinării, restul - după. Conținutul intrărilor este următorul:

număr (în ordine);

agent (poziția lucrătorului examinat);

timpul în care a fost efectuată procedura;

procedura (denumirea conținutului setului de acțiuni elementare unite de generalitatea sarcinii particulare care se rezolvă);

informații (direcția fluxului de informații între agent și contraparte);

inițiativa (inițiatorul demarării acestei proceduri);

contraparte (poziția angajatului care este în contact cu subiectul);

relația (care reflectă subordonarea agentului și a contrapărții, forma de interacțiune în această procedură);

problema (descrierea verbală a problemei care se rezolvă).

Rezultatul sondajului pre-proiect ar trebui sa vina" Raport privind sondajul expres al întreprinderii», a cărui structură este dată mai jos.

Scurtă descriere schematică a proceselor de afaceri, de exemplu:

gestionarea achizițiilor și a stocurilor;

Managementul producției;

managementul vânzărilor;

managementul resurselor financiare.

Cerințe de bază și priorități ale automatizării.

Evaluarea resurselor clientului necesare pentru asigurarea proiectului.

Evaluarea posibilității de automatizare, propuneri pentru crearea unui sistem automatizat cu o estimare a timpului și costului aproximativ.

Documentele incluse în raportul de anchetă pot fi prezentate sub formă de descriere text sau tabele, a căror formă aproximativă este dată mai jos.

Principalele procese de afaceri ale întreprinderii

	B-P Numele procesului de afaceri
	Vânzări: rețea, en-gros
	Planul de achiziții
	Plasarea unei comenzi pentru producție
	Productie proprie
	Achizitie de materii prime